Checklist de documentos para importar a Colombia en 2025

Importar en Colombia abre oportunidades enormes para las PyMEs, pero también implica cumplir con requisitos legales y aduaneros que, si no se preparan correctamente, pueden detener la operación. Uno de los pasos más importantes es tener listos todos los documentos necesarios.

En este checklist actualizado para 2025 encontrarás los documentos indispensables para importar en Colombia de manera exitosa, evitando retrasos, sobrecostos y sanciones.

¿Por qué es importante este checklist?

✅ La DIAN exige documentación específica para autorizar el ingreso y nacionalización de mercancías
✅ Un documento faltante o mal diligenciado puede generar retención de carga, multas o pérdida de la mercancía
✅ Preparar con anticipación estos requisitos asegura que tu operación fluya sin contratiempos

Documentos indispensables para importar – 2025

1. Registro o Licencia de Importación (VUCE)

• Obligatorio para mercancías con requisitos previos o control
• Se tramita electrónicamente en VUCE 2.0
• Costo 2025: $39,840 COP (hasta 1,800 caracteres)
• Para montos ≥ USD 30,000: requiere firma digital Certicámara

2. Factura Comercial

Emitida por el proveedor extranjero, debe contener:

• Nombres y direcciones completas del importador y exportador
• Descripción detallada de la mercancía (no genérica)
• Cantidad, valor unitario y valor total
• Condiciones de pago e Incoterm® 2020 utilizado
• Fecha y lugar de expedición

3. Lista de Empaque (Packing List)

Detalla el contenido físico de la carga:

• Peso bruto y neto por bulto
• Volumen y dimensiones
• Cantidad de bultos y tipo de embalaje
• Marcas y números de identificación

4. Documento de Transporte

Según el medio utilizado:

• Marítimo: Bill of Lading (B/L) o Conocimiento de Embarque
• Aéreo: Air Waybill (AWB) o Guía Aérea
• Terrestre: Carta de Porte Internacional (CPI)

5. Declaración de Importación (Formulario 500)

• Se presenta ante la DIAN a través del sistema SYGA
• Incluye clasificación arancelaria, valor en aduana y tributos
• Debe ser presentada por Agencia de Aduanas autorizada

6. Declaración Andina de Valor (DAV – Formulario 560)

• Obligatoria cuando: Valor FOB ≥ USD 5,000
• Contiene información detallada de la transacción
• Se presenta electrónicamente junto con la declaración de importación

7. Certificado de Origen (cuando aplique)

Para aplicar beneficios arancelarios por TLC:

• Debe cumplir formato del acuerdo comercial específico
• Vigencia según cada acuerdo (generalmente 1 año)
• Países con TLC: EE.UU., UE, CAN, Mercosur, entre otros

8. Certificados Sanitarios o de Conformidad

Según el tipo de producto:

• INVIMA: Alimentos, medicamentos, dispositivos médicos, cosméticos
• ICA: Productos agropecuarios, animales, vegetales
• ICONTEC: Normas técnicas colombianas
• SIC: Reglamentos técnicos

Documentos adicionales importantes

Para el importador:

• RUT actualizado con actividad de comercio exterior
• Certificado de existencia (personas jurídicas) < 30 días
• Poder especial para la Agencia de Aduanas
• Mandato aduanero firmado

Según la operación:

• Certificado de seguro (si el Incoterm lo incluye)
• Autorizaciones previas de entidades de control
• Certificado de no reembarque (algunos TLC)
• Declaración de valor mínimo (productos específicos)

Errores comunes que generan retrasos

❌ No validar si el producto requiere registro previo en VUCE
❌ Facturas con descripciones genéricas (“varios”, “mercancía”)
❌ Diferencias entre packing list y documento de transporte
❌ DAV mal diligenciada o sin documentos soporte
❌ Clasificación arancelaria incorrecta
❌ No tener firma digital para montos altos

Checklist resumido por etapas

Antes del embarque:

✅ Registro/Licencia de importación (VUCE)
✅ Verificar clasificación arancelaria
✅ Solicitar certificados sanitarios necesarios
✅ Coordinar con Agencia de Aduanas

Con el embarque:

✅ Factura comercial completa
✅ Lista de empaque detallada
✅ Documento de transporte original
✅ Certificado de origen (si aplica TLC)
✅ Certificado de seguro (según Incoterm)

Para nacionalización:

✅ Declaración de Importación (F-500)
✅ Declaración Andina de Valor (si FOB ≥ USD 5,000)
✅ Pago de tributos aduaneros
✅ Documentos soporte adicionales

Fuentes oficiales

• DIAN – Importaciones
• VUCE – Ventanilla Única de Comercio Exterior
• Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
• Invima
• ICA
• Icontec